Código de Ética del Archivero

Red de Archivos de Puerto Rico

ArchiRED de Puerto Rico

Código Ético del Archivero

ARCHIRED reconoce que los profesionales que se desempeña en los distintos archivos de la Isla toman decisiones que pueden implicar dilemas éticos o de conflicto de intereses.  Con esto en mente, se ha escrito este código que debe servir como guía de la conducta a seguir, tanto para los profesionales que se inician en el campo de la archivística, como para los archiveros con experiencia.  El código ético es un recordatorio de la conducta que se espera sigan en sus respectivos lugares de trabajo.  Este documento es un código anotado donde se incluyen notas explicativas que siguen a los artículos.

• Labor del archivero

Los archiveros seleccionan, rescatan, custodian, preservan y hacen accesible la documentación de carácter valioso para su entidad o para sus usuarios.  La importancia de su profesión estriba en que tienen a su cargo y protegen documentos, en su mayoría únicos, cuya pérdida iría en detrimento de la institución que los creó y de la historia en general.  Los profesionales de la archivística se adhieren a las normas institucionales que rigen su sitio de empleo.  Siguen, también, un código ético profesional que promueve la observación de las reglas archivísticas  y la búsqueda de la excelencia.

Este código va dirigido a los profesionales que laboran en los archivos, tales como: archiveros, administradores de documentos, restauradores, voluntarios, etc.  No todo el código aplicará a todas las personas debido a la diversidad de tareas que pueden rendir los individuos en los archivos.  Se han desglosado las tareas que el archivero realiza comúnmente como guía para profesionales de la archivística que están iniciándose y voluntarios.  En este código, el término documentación se refiere a cualquier documento archivístico, inmaterialmente de su soporte o formato.  Por su parte, el término usuarios, hace alusión a investigadores y ciudadanos, dependiendo del tipo de archivo.

• Adquisición de documentación

Los archiveros transfieren y adquieren documentos de valor amparados en las metas, objetivos y recursos de sus respectivas instituciones.  No compiten por la adquisición de documentos, especialmente cuando dicha competencia pueda poner en peligro la integridad o la seguridad del material.  Tampoco solicitan la transferencia de documentos originales que se encuentren en archivos debidamente establecidos, a menos que dicho archivo esté en vías de transferir o ceder la totalidad o una parte de su acervo documental o que no posea los recursos para garantizar la conservación y el uso de los documentos.  Los archiveros cooperan para asegurar la conservación de documentos en los depósitos donde se procesan, almacenan y son utilizados de forma efectiva.

El archivero debe tomar en cuenta la misión y el propósito de su archivo, así como los recursos que posee al momento de recibir documentación.  Un fondo documental o colección tiene que mantener su integridad.  Por tanto, el archivero debe recomendar que, siempre que sea posible, los documentos se depositen en un solo archivo.  Cuando un donante ofrece documentación que no se adhiere a las normas o propósitos del archivo, el archivero debe recomendar el depósito de dicho material en una institución afín.  En el caso de que varios archivos compitan por la adquisición del mismo acervo, sería una falta de ética si alguna de las partes le hace propaganda negativa a la institución o el personal del archivo con el cual se compite.  La legislación vigente en Puerto Rico estipula que un archivo público, como es el Archivo General de Puerto Rico, puede solicitar la transferencia de documentos públicos que se encuentren en otros archivos.

• Disponibilidad y acceso de los documentos

Los profesionales que laboran en el campo de la archivística toman decisiones justas y estudiadas a la hora de recibir documentación.  Los archiveros no fomentan las restricciones de acceso o uso del material que custodian a menos que existan razones justificadas.  Pueden, sin embargo, aceptar restricciones temporeras que se acojan a toda colección o a parte de ella como condición para la adquisición de material nuevo.  Por ende, pueden sugerir a los donantes el establecimiento de restricciones parciales y temporeras, cuando sea necesario proteger la privacidad del creador de los documentos o de los sujetos a los que se hace alusión.  Los archiveros tienen la responsabilidad de garantizar el acceso indiscriminado al material contenido en su acervo, siguiendo las normas institucionales, consideraciones legales, acuerdos con los donantes, etc.  Su prioridad debe ser, ante todo, la protección del documento.

La mayoría de las personas desconocen la legislación sobre propiedad intelectual, derecho de autor y los factores legales que pueden afectar el acceso a determinada documentación.  Por otro lado, los posibles donantes de documentación de valor no están, necesariamente, familiarizados con las prácticas archivísticas que rigen el acceso a los documentos.  Los archiveros tienen la responsabilidad de estar al tanto de todas las disposiciones legales pertinentes a los documentos que custodian e informar a sus donantes de dichas disposiciones. Los archiveros, usualmente, no fomentan la restricción de acceso a la documentación a su cargo, a menos que dichas restricciones estén debidamente justificadas debido a la naturaleza delicada del material.  Algunas razones para imponer restricciones a los documentos pueden ser de índole legal, a causa del deterioro físico extremo del soporte, en situaciones que requieran la protección de la privacidad, para la protección de la salud del usuario, etc.  Los archiveros deben estar alerta a pleitos de herencia que puedan estar llevándose a cabo entre los donantes y negarse a aceptar donaciones, a menos que no estén seguros de que la persona que ofrece los documentos tiene derecho sobre ellos y está autorizado a transferirlos a un archivo.

• Protección de la privacidad

Los archiveros tienen el derecho moral y profesional de proteger la privacidad de los creadores de la documentación que custodian y de los individuos de acerca de quienes trata dicha documentación, especialmente de aquellas personas que carecen de voz por no tener ingerencia sobre el documento, por fallecimiento o por cualquier otra razón.  Los custodios de material documental, temporeramente restringido, no divulgarán ni se lucrarán – de ninguna manera – de la información contenida en dicho aval, indistintamente de su importancia histórica.

Los archiveros trabajan con documentos, que por la naturaleza de la información que contienen, pueden considerase sensitivos.  En ocasiones, trabajan también con el material al cual se le ha restringido el acceso temporeramente.  Éticamente,  sería incorrecto el divulgar cualquier información restringida, al igual que utilizar material de este tipo en investigaciones personales.  El archivero tiene el importante deber de proteger la privacidad de los individuos quienes se refiere el material.

• Descripción

Los archiveros establecen controles intelectuales sobre el material que custodian mediante la creación de auxiliares descriptivos, inventarios y guías de sus colecciones.  De este modo, se promueve y se garantiza un control interno, además de facilitar el acceso al material a los usuarios del archivo.

La descripción es la tarea fundamental del archivero.  Ésta permite facilitar el uso y acceso a la documentación que se custodia en los archivos.  Esto se logra mediante el inventario de las colecciones que, a su vez, es la base en la creación de auxiliares descriptivos, guías de archivos, informes, etc. que permitan el acceso a los documentos.

• Principio de procedencia y protección de los documentos

Los profesionales que laboran en toda clase de archivos evalúan los documentos que les son ofrecidos o que adquieren, basándose en el conocimiento absoluto de los objetivos y propósitos de su institución.  Se rigen por el principio de procedencia.  Mantienen y protegen el orden de procedencia, de manera que se garantice la integridad intelectual y de creación de la documentación.  De igual modo, los archiveros mantienen y protegen la autenticidad de los documentos que custodian al evitar alteraciones, hurto y cualquier daño físico.  Los archiveros deben tomar las medidas de preservación que estén a su alcance, para garantizar que el documento pueda seguir siendo consultado.  Están obligados a utilizar las mejores y más recientes prácticas archivísticas, dentro de sus conocimientos y las posibilidades de su institución.

El principio de procedencia es la pieza angular de la archivística.  Este principio garantiza la integridad intelectual de los documentos al mantener el orden y la organización original provista por la entidad o individuo que los creó.  Los archiveros deben conservar, hasta donde sea posible, el formato físico original del documento, aunque su prioridad debe ser el mantener la información que se encuentra en éstos íntegra y en condiciones para consulta.

•   Investigaciones por el archivero e investigaciones afines

Los profesionales que se desempeñan en los archivos pueden realizar investigaciones al igual que publicaciones del material que custodian, siempre y cuando tengan el visto bueno de la institución que los emplea.  Además, pueden, con la debida autorización de las partes, poner en contacto a usuarios que estén realizando investigaciones afines.  Por otro lado, aportan al progreso de la profesión al compartir sus conocimientos y experiencias con otros colegas a través de asociaciones, seminarios, charlas, etc.

La investigación ayuda a divulgar el acervo documental que se guarda en un archivo.  Las investigaciones realizadas por archiveros sobre el material que custodian puede traer grandes conflictos de interés – un archivero puede poner obstáculos a otro investigador interesado en consultar el mismo material.  Los archiveros no reservarán material para su propio uso.  Por otro lado, los archiveros que realicen investigaciones sobre material dentro del acervo de la institución que los emplea no están obligados a revelar detalles de éstas o las conclusiones adquiridas.  Los archiveros, por lo general, conocen de las investigaciones que se han realizado o están en proceso sobre material custodiado en su archivo.  También, pueden conocer detalles sobre dichas investigaciones que podrían ayudar a usuarios utilizando el mismo material llevando a cabo estudios sobre temas afines.  El archivero debe abstenerse de revelar detalles de los trabajos efectuados por los usuarios del archivo.  Puede, sin embargo, dar a conocer el nombre, dirección y tópico general de un investigador a otro.  De existir alguna duda, debido a cuestiones de privacidad o de índole legal, el archivero debe adquirir de antemano el permiso del investigador para ofrecer sus datos personales.

• Divulgación del acervo y protección de su institución

Los archiveros velan por los intereses de la institución que representan y muy especialmente por los intereses de su profesión.  Hacen públicos sus auxiliares descriptivos tanto a otros archivos como al público en general, asegurando, así, la divulgación de su acervo documental.

Los archiveros le deben lealtad a la institución que los emplea.  Sin embargo, dicha institución no se exime de funcionar éticamente.  Los archiveros pueden ejercer su opinión de pertenecer o no a asociaciones profesionales, pero son responsables de mantenerse al día en cuanto a los cambios o avances dentro de las prácticas archivísticas.  Estos profesionales, a su vez, fomentan la divulgación de su acervo al hacer accesible, tanto a otros archivos como al público en general, sus guías y auxiliares descriptivos.

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Preparado por la Junta de Directores

         De la Red de Archivos Históricos de Puerto Rico

         ArchiRED en marzo de 2000